L'enregistrement des baux

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Chronique : L'enregistrement

L'obligation d'enregistrer le contrat de bail de résidence principale
Cette obligation ne pèse sur le seul bailleur. La sanction spécifique consistant à reconnaître au preneur une faculté de résiliation anticipée s'applique seulement aux baux de neuf ans, à l'exclusion des baux de courte durée. La différence de traitement constatée repose sur le critère objectif de la durée du bail, qui constitue la pierre angulaire du dispositif légal régissant le bail de résidence principale. Par conséquent, il n'y a pas de discrimination en, défaveur du preneur engagé dans un bail de résidence principale de courte durée. La limitation de la sanction précitée aux seuls baux de neuf ans n'implique donc aucune violation du principe d'égalité (Cour constitutionnelle, arrêt du 9 juillet 2009)

- Brochure : "Enregistrement des baux"
- Quel Bureau ? Annuaire bureaux d'enregistrement baux.

Objectifs des nouvelles mesures :

- simplification de la présentation des baux à l'enregistrement. Désormais, il sera possible d'enregistrer un bail par l'envoi de certains contrats de bail (baux logements), par l'envoi d'une copie du contrat via un courrier électronique ou via le fax.
- l'enregistrement permet d'assurer une meilleure protection au preneur en cas d'aliénation du bien loué, en permettant la subrogation légale entre le bailleur originaire et l'acquéreur du bien loué.
- il contribue à donner au gouvernement l'accès à une information plus complète sur le marché locatif, et ce d'autant que l'obligation d'enregistrement est étendue à l'état des lieux. Ainsi, le SPF Finances espère que beaucoup plus de contrats de bail sous seing privé seront présentés à l'enregistrement.

Dispositions légales

- Article 19 : Doivent être enregistrés dans les délais fixés par l'article 32 :
(...)
3° a) les actes portant bail, sous-bail ou cession de bail d'immeubles ou de parties d'immeubles situés en Belgique, affectés exclusivement au logement d'une famille ou d'une personne seule;
b) les actes, autres que ceux visés sous a), portant bail, sous-bail ou cession de bail d'immeubles ou de parties d'immeubles situés en Belgique.
- Article 32 : Les délais pour faire enregistrer les actes assujettis obligatoirement à la formalité de l'enregistrement sont, savoir :
(…)
5° de deux mois, pour les actes portant bail, sous-bail ou cession de bail visés à l'article 19, 3°, a), et de quatre mois pour les actes portant bail, sous-bail ou cession de bail visés à l'article 19, 3°, b);

La loi-programme du 27 décembre 2006 (MB du 28 décembre 2006) a profondément modifié l’ensemble des dispositions du Code des droits d’enregistrement qui règlent l’enregistrement des actes portant bail, sous-bail ou cession de bail d’immeubles situés en Belgique.

Comme nous l'avons déjà soulevé ci-dessus, l'objectif de cette loi est d'augmenter le nombre de contrats de bail présentés à l'enregistrement et d'offrir une meilleure protection au locataire, notamment en cas de vente du logement par rapport à l'acquéreur.

Cette obligation de l'enregistrement des baux existait déjà auparavant, ce droit était calculé de manière proportionnelle en fonction du montant du loyer, puis a été ramené à un droit fixe de 25€ pour les baux de logement.
Depuis le 1er janvier 2007, les baux relatifs à un logement sont enregistrés gratuitement.
La démarche de l'enregistrement incombe au propriétaire.
Bien évidemment, rien n'empêche au locataire de le faire enregistrer lui-même, afin d'obtenir une date certaine au bail, en vue d'une vente éventuelle de l'immeuble.
Mais tout retard de l'enregistrement, c'est au bailleur qu'il incombera de payer l'amende (en principe de 25 euros). Le délai pour faire enregistrer un bail est de 2 mois à dater de sa signature.

Les contrats écrits en cours au 1er janvier 2007, qui n'étaient pas enregistrés, pouvaient l'être gratuitement et sans amende jusqu'au 30 juin 2007.

Si un bail écrit de résidence principale n'a pas été enregistré au 1er juillet 2007 ou dans les 2 mois de sa signature, outre l'amende adminsitrative de 25 euros, une sanction spéciale est prévue : "le locataire peut mettre fin au bail à tout moment sans préavis et sans indemnité". Toutefois, le locataire doit notifier au bailleur son départ au bailleur, et sous peine d'abus de droit, indiquer un délai suffisamment convenable au terme duquel il devra libérer les lieux.
La doctrine constate que cette sanction lourde pour le propriétaire ne s'applique ni aux baux verbaux (devenus rares) et ni aux contrats écrits de courtes durée (3 ans maximum).

Deux régimes sont dorénavant présentés :

Les baux affectés exclusivement au logement d’une ou plusieurs personnes, l’enregistrement est gratuit.
En contrepartie de la désignation d'un débiteur unique (le bailleur), le législateur a consacré la gratuité de l'opération, de sorte que le bailleur ne soit pas financièrement lésé.

Par logement, la disposition vise les habitations d’une famille (groupe de personnes) ou d’une personne seule (kots d’étudiant).
Les occupations temporaires tombent donc dans le champ d’application de cette définition, et
il n’est donc pas exigé que l’habitant y établisse sa résidence principale.
Affectation exclusive au logement, ceci implique qu’un bien immeuble avec une affectation mixte (logement et profession) ne tombe pas en principe dans le champ d’application.
Conséquence, deuxième régime : droit proportionnel de 0,20%.

Toutefois, si pour le logement et l’autre partie professionnelle, des contrats de bail distints sont conclus, la partie logement est considérée comme tombant dans le champ d’application du premier régime (la gratuité de l'enregistrement).

L’article 2, alinéa 1er du Code d’enregistrement, tel que modifié par la loi programme, établit que les actes peuvent désormais être enregistrés non seulement sur les minutes, brevets ou originaux, mais aussi sur les copies signées à la main ou par signature électronique.

A ce sujet, la circulaire n° 10 est quelque pu confuse, et parle de plusieurs formalités d'enregistrement :
- par un original (ou les signatures sont en originales - redondant) pas de problème lorsque la personne se présente à l'enregistrement ;
- copie de l'original, il faut signer à la main (pour copie conforme) ou par signature électronique ;
- par un simple fax du contrat signé par les deux parties (l'administration accepte le fax, mais alors pas de signature en original, ni de signature pour copie conforme) ;
- par e-mail avec en attachement le contrat signé, scanné envoyé en pdf, mais la circulaire ne parle plus de signature électronique !

Vous trouverez en pdf la circulaire n° 10 et 12 sur les formalités de l'enregistrement.
-Circulaire n° 12 du 4 juillet 2007 sur l'enregistrement des baux,
"Résidence principale" et "Etats des lieux" [Doc. pdf]
-Circulaire n° 1à du 9 mai 2007 sur l'enregistrement des baux,
"Bail d'habitation", "Formalités" , "Personnes tenues au paiement" [Doc. pdf]
Bonne lecture.

Quelles sont les sanctions ?
Acune sanction n'est pérvue à défaut d'enregistrer l'état des lieux.

Par contre, à défaut d'enregistrer le bail, une amende de 25 euros minumum est mis à charge du bailleur, et de plus, le bailleur encourt une sanction civile : résiliation du bail par le preneur sans préavis et sans indemnité.

Mais cette dernière sanction ne vise uniquement les baux de résidence principale à l'exclusion des baux de courte durée (art. 3,§5 "nouveau" de la loi du 20 février 1991) et les baux de droit commun sur le logement non principal.
Cette mesure sera d'application après le 30 juin 2007.